Aufgeräumt! Woche 3: Papiere

Diese Woche geht es bei meinem Aufräumfest um die nächste „eat the frog“ Kategorie: Papiere. Unterlagen. Akten. Yeah. Nicht. :D

Ich weiß gar nicht, warum sich bei jedem einschließlich mir bei diesem Thema die Haare so sträuben. Denn eigentlich ist das Aussortieren und in Ordnung bringen von Unterlagen 1. meistens gar nicht so schlimm, wie man es sich am Anfang „einbildet“, 2. die Zeitspanne, die man sich vor dieser Aufgabe drückt und unter dem schlechten Gewissen leidet, wesentlich größer, als die Aufgabe an sich dauert und 3. das Hochgefühl nach dem Aussortieren und in Ordnung bringen von Unterlagen so enorm (bei mir zumindest), dass man sich eigentlich wie bei jeder andere Aufgabe auch fühlen müsste.
Ist nur irgendwie nicht so. Und darum würde ich sagen: Augen zu und durch! Äh, Moment: Vorher noch kurz lesen, was und wie und überhaupt… ;)

Papiere

Aufgeräumt Woche 3 Papiere

 

1. Alle Papiere zusammen suchen

Wie bei Marie Kondo üblich und wie ich finde auch sinnvoll, werden auch in dieser Kategorie zunächst alle Papiere auf einem Haufen zusammen getragen.
Ich mache das am liebsten auf dem Fußboden, weil ich da einfach am meisten und genug Platz habe, auch wenn es furchtbar unbequem und kalt ist.
Mit einem Kissen zum daraufsetzen oder knien geht es und weil es so unbequem ist, werde ich schneller fertig. ;)

2. Stapel / Kategorien bilden

Nun gilt es, die zusammengetragenen Papiere in Stapel zu sortieren.
Meine Stapel richten sich dabei nach den Themen, zu denen ich Unterlagen habe: Zum Beispiel jede einzelne Versicherung, Arbeit, Steuerunterlagen generell, Steuerunterlagen für das laufende Jahr, Fernstudium, Garantiebelege, Krankenkasse etc.
Diese Kategorien können bei jedem anders ausfallen und sind bei Selbständigen noch mal umfangreicher, als bei Arbeitnehmern.

Wenn ich Unterlagen finde, die ich zunächst keiner Kategorie unterordnen kann, lege ich diese Papiere erstmal auf einen gesonderten Stapel und mache zunächst mit meinem Sortieren weiter. Am Ende findet sich garantiert eine Kategorie, in der ich diese „herrenlose“ Papiere doch noch unterbringen kann. Oder aber es findet sich ein logischer Oberbegriff, unter dem sie dann eine eigene Kategorie bilden.

3. Aussortieren

Bevor ich mit dem aus- und sortieren meiner Papierstapel beginne, schaue ich zunächst, wie es sich überhaupt mit den Aufbewahrungsfristen in den einzelnen Kategorien verhält und wie lange ich welche Unterlagen aufbewahren muss. Denn in der Kategorie „Papiere“ können wir nicht wie bei Marie Kondo nur die Unterlagen behalten, die uns Freude und Spaß bringen. ;)

Aufbewahrungsfristen beachten by TOCIch richte mich nach den folgenden Aufbewahrungsfristen, die ich für mich recherchiert habe:

Lebenslang

  • Ausweise, Pass, Führerschein, Geburtsurkunde und Taufschein
  • Heiratsurkunden, Sterbeurkunden von Angehörigen
  • ärztliche Gutachten, Befunde und Röntgenbilder (sie zeigen ggf. Entwicklungen auf und ersparen unnötige Untersuchungen)
  • Unterlagen über den Erwerb von Wohneigentum (Wohnung, Haus oder Grundstück)
  • Testament(e)

Bis zur Rente

  • Schul-, Ausbildungs- und Studienzeugnisse, Studienbescheinigungen oder Bescheinigungen über Ausbildungszeiten
  • Arbeitszeugnisse, Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge und Rentenversicherungs-nachweise
  • ggf. Nachweise über Arbeitslosengeld oder Sozialversicherung

10 Jahre

  • Steuerrelevante Unterlagen und Kontodaten (Geldinstitute heben die Daten auch 10 Jahre auf und Finanzämter können auch bis zu 10 Jahre rückwirkend Unterlagen einfordern, daher kann die Frist nicht ganz so verkehrt sein, denke ich)
  • Unterlagen zu meinen Abschlussarbeiten, wie zum Beispiel meine Diplomarbeit (stand in meiner Prüfungsordnung, die ich übrigens auch aufgehoben habe; aber ich sehne schon den Schredder herbei! :D )

3 Jahre

  • Mietverträge und Übergabeprotokolle nach Ende des Mietverhältnisses (3 Jahre beträgt die Verjährungsfrist für eventuelle Ansprüche aus dem Mietverhältnis)

2 Jahre

  • Garantiebelege / Kassenbons (außer, meine Gewährleistung ist länger als die gesetzliche, die 2 Jahre gilt)
  • Rechnungen über Handwerkerleistungen
  • Nebenkostenabrechnungen, denn die können noch bis zu 1 Jahr nach Erhalt angefochten werden
  • ESTA-Genehmigung (sie ist in der Regel 2 Jahre nach Ausstellung gültig, außer sie wird wiederrufen oder der Pass ist abgelaufen)

Individuelle Aufbewahrungsfristen

  • Versicherungsunterlagen solange, wie die Versicherung besteht bzw. bis sie ausbezahlt wurde
  • Kraftfahrzeugschein und Kraftfahrzeugbrief so lange man das Kfz besitzt
  • Unterlagen über Abonnements, Patenschaften etc. solange sie bestehen (wichtig für Kündigungsfristen und ggf. die Steuer, wenn man die Beiträge absetzen kann / will)

Allerdings hebe ich die eben genannten Unterlagen auch bis zu 10 Jahre auf, je nachdem, ob sie Steuerrelevant sind.

Für die Unterlagen von Unternehmern und Freiberuflern gelten andere Fristen als für Arbeitnehmer. In dem Bereich empfehle jedem, sich vertrauensvoll an eine Steuerberatung und das Finanzamt zu wenden.

Wichtig ist außerdem zu wissen, dass die Aufbewahrungsfrist erst mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in dem der jeweilige Jahresabschluss bearbeitet wurde. Das heißt:
Der Jahresabschluss bzw. die Steuer 2015 wird erst in 2016 fertigstellt. Damit beginnt die 10 jährige Aufbewahrungsfrist für das Steuerjahr 2015 erst am 1. Januar 2017. Und endet somit erst am 31. Dezember 2027. Und dann gibt es eine Schredderparty. :)

Meine Recherche kann im Zweifel natürlich keine Rechtssprechung ersetzen. Darum solltet ihr euch im Zweifel selber über eure individuellen Fälle informieren!
Generell würde ich Unterlagen auch eher erst einmal aufheben, wenn ich mir nicht sicher bin.

Wenn ich beim Sortieren feststelle, dass mir ein wichtiges Dokument fehlt, ist dies auch der Zeitpunkt, an dem ich es versuche, wieder zu bekommen.

Nachdem ich jetzt die Aufbewahrungsfristen kenne, mache ich mich daran und gehe meine Stapel danach durch und sortiere (aus).
Hilfreich ist es, sich einen Papierkorb daneben zu stellen. ;) In diesen wandern dann die Unterlagen, die einfach in das Altpapier können.
Unterlagen mit sensiblen Daten kommen auf einen extra Stapel oder in einen extra Behälter, denn diese Unterlagen schreddere ich am Ende meines Papier-Aufräumfests.
Ich besitze zwar einen Schredder, habe aber bei den Recherchen zu diesem Artikel feststellen, dass es für Privatpersonen keinen Schredderdienst wie für Unternehmen gibt. Eine neue Marktlücke? Oder überbewertet?

4. Passendes Ablagesystem finden

Nachdem ich meine Unterlagen nun nach Kategorie sortiert und unnötige Papiere aussortiert habe, geht es daran, die verbliebenen Dokumente in eine für mich funktionierende Aufbewahrung einzusortieren.

Ich betone hier das „für mich funktionierende Aufbewahrung“ so sehr, da ich vor einiger Zeit meine Ablage von Stehordnern auf Hängemappen umgestellt habe und sich damit mein Papierproblem einfach erledigt hat.

Bis zu diesem Zeitpunkt hat mein Ordnersystem ausufernde Stapel an eigentlich weg zu sortierenden Papieren hervorgerufen, die ich dann in stundenlanger Arbeit gefühlt einmal im Jahr abgetragen habe. *ÄTZEND*
Dann habe ich mir überlegt, was denn eigentlich das / mein Problem bei der Sache ist. Und es war *peinlichpeinlich* ganz lapidar die Tatsache, dass der Akt des Lochens und Abheftens für mich „zu viel“ / zu aufwendig war.
Allerdings ist das tatsächlich nicht nur mein persönliches „Problem“, denn meine Recherchen ergaben, dass es scheinbar tatsächlich 13 Handgriffe bei einer Ordnerablage und lediglich 6 bei einer „Loseblattablage“ benötigt!

Bei meinem Hängemappensystem kann ich die Zettel einfach so, wie ich sie bekomme, von oben in die entsprechende Mappe stecken. Erledigt.
Ausführlicher habe ich über das Hängemappensystem und dessen Vorteile in meinem Beitrag „Hängemappen – ohne Lochen zu schnellerer Ordnung“ geschrieben, den ich euch hier noch mal ans Herz lege.

Neben den Ablagesystemen Ordner oder Hängemappe gibt es natürlich noch den guten alten Karton. Für mich wäre das nichts, aber ich habe einen Bekannten, der alle Rechnungen seiner Selbständigkeit in Kartons aufbewahrt und für den das seit Jahren wunderbar funktioniert.

Wie ich schon sagte: Jeder muss das für sich funktionierende System finden. ;)

Jeder Papierstapel bzw. jede Kategorie bekommt bei mir eine eigene Hängemappe. Außerdem vergebe ich auch Farben für die einzelnen Kategorien bzw. die Oberkategorien. Dies lässt mich mich schneller orientieren.

Als Beispiel: Eine Oberkategorie bei mir ist „Versicherungen“. Diese Kategorie ist bei mir mit der Farbe „blau“ gekennzeichnet. Jede Versicherung hat bei mir eine eigene Mappe bekommen. Da ich in dem Bereich ein paar Mappen habe, hat diese Oberkategorie sogar eine eigene Aufbewahrungsbox bekommen. Zusätzlich sortiere ich die Mappen auch noch alphabetisch und versetze die Reiter, damit ich ihre Beschriftung besser einsehen kann.

Hängemappen Nasen by TOC

Es kann sinnvoll sein, wenn man auf ein neues Ablagesystem umstellt, sich vorne eine kleine Agenda mit Stichwörtern zu notieren, welche Unterlagen man jetzt alle in der Kategorie aufbewahrt. Das erleichtert einem selber nicht nur das Sortieren, sondern im Notfall auch anderen, sich im System zurecht und Unterlagen zu finden.

Generell ist es einfach wichtig, das System nicht zu kompliziert zu machen, sich also nicht zu viele Kategorien zu überlegen.

Hilfreich kann es außerdem sein, seine Papierablage auch digital nachzubilden: Einfach im Emailprogramm und auf dem PC Ordner mit der entsprechenden Hierarchie und den entsprechenden Namen anlegen.

5. Einsortieren

Nachdem ich nun alle Unterlagen (aus)sortiert habe und mir ein Ablagesystem überlegt habe, geht es endlich ;) ans einsortieren meiner Unterlagen.

Dabei sortiere ich meine Papiere chronologisch, das heißt: Die ältesten Schriftstücke hefte ich zuerst ab und die aktuellsten kommen immer obenauf.
Das hat den großen Vorteil, dass ich nicht immer erst den gesamten Inhalt einer Mappe oder Ordners umwuchten muss, um an das aktuellste Dokument zu gelangen oder es einlegen / abheften zu können.

Generell achte ich mittlerweile auch darauf, meine Mappen nicht zu 100% zu füllen. Wenn sie zu ca. 3/4 voll sind und noch mehr Unterlagen dazu kommen sollten, eröffne ich einfach eine neue Mappe bzw. teile den Inhalt dann ggf. neu auf. Gleiches gilt natürlich für Ordner. ;)

Hängemappe Bodenfalz by TOC

Je nach Größe / Höhe der zu sortierenden Staple kann es demotivieren, bis auf das letzte Blatt alles perfekt sortieren zu wollen. Darum ist es einfacher, erst einmal einen gewissen „Grundschliff“ in die Unterlagen zu bekommen.
Dafür sollte man sich überlegen, ab welchem Zeitpunkt man seine Unterlagen „korrekt“ sortieren und ablegen will. Zum Beispiel reicht es ja vielleicht vollkommen aus, die Unterlagen der letzten 3 – 5 Jahre zu sortieren. Alle Unterlagen aus der Zeit davor können einfach „unsortiert“ (nicht jedes Blatt chronologisch nach Datum) in der entsprechenden Mappe oder dem Ordner aufbewahrt werden, für den Fall, dass man sie doch nochmal innerhalb der Aufbewahrungsfrist benötigt. Mit dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist können sie dann auch entsorgt werden und man hatte nicht viel Aufheben mit ihnen.

6. Regelmäßig pflegen – nach dem Aussortieren ist vor dem Aussortieren

Jedes Ordnungssystem ist nur so lange gut, wie es auf dem neuesten Stand gehalten und gepflegt wird. Das passiert in der Regel nicht von alleine. ;)

Um die „mühsam“ ;) hergestellte Ordnung auch so zu halten, hat sich bei mir Folgendes als hilfreich heraus gestellt:

An einem festen Platz habe ich mir eine Posteingangschütte hingestellt, in der alle meine weg zu sortierenden Papiere landen, sofern ich nicht davor schon einzelne Briefe direkt nach dem Öffnen in die entsprechende Mappe einsortiert habe. Das kommt aber eher selten vor, meistens müssen die Papiere noch bearbeitet werden (Überweisungen getätigt, Formulare ausgefüllt werden etc.).
Diese Posteingangsschütte sortiere ich in unregelmäßigen Abständen durch; das geht natürlich noch besser, in dem man einen festen Tag dafür bestimmt, diesen vielleicht sogar in den Kalender einträgt, aber bei mir funktioniert das mittlerweile auch so sehr gut, ohne das ein unüberblickbarer Haufen entsteht.

Wenn ich dann meine Unterlagen in einem Schwung wegsortiere und die Mappen sowieso schon in der Hand habe, schaue ich einfach noch mal 5 – 10 Minuten ein paar Mappen durch, ob sich hinten Unterlagen befinden, die vielleicht schon aussortiert werden können.
Man könnte sich auch farbige Haftnotizen mit dem „Entsorgungs“datum darauf gut sichtbar an die entsprechende Stelle in der Mappe / im Ordner einkleben. So muss man die Unterlagen nicht immer wieder neu durchschauen.

Durch diese Abheftroutine türmt sich bei mir der Papierberg nicht zu hoch auf, fängt mich nicht wieder an zu belasten und frisst nicht wieder Stunden an Arbeit, die ich eigentlich schon mal investiert habe.

So wird aus dieser „haarsträube Kategorie“ vielleicht sogar mal etwas, worauf man richtig „stolz“ sein kann. :)

Welches Ablagesystem benutzt ihr?

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15 Comments

  • Reply
    Nion
    7. Oktober 2016 at 9:38

    Uh. Für mich steht dieses Wochenende auch die Papierkategorie an, und meiner unbändigen Motivation entsprechend, prokrastiniere ich natürlich erstmal im Internet, statt loszulegen.
    Dabei bin ich auf Deinen Blogartikel gestoßen und er hat mir direkt Lust gemacht. Ein Hängeregister wollte ich schon anlegen, seit ich vor Jahren im Simplify Buch darüber gelesen habe. Das wäre doch mal ein Antrieb.
    Marie Kondos Ausführungen zur Papierkategorie haben mir im ersten Moment überhaupt nicht weitergeholfen, weil es bei mir ja nicht „nur“ um aufzuhebende Rezepte geht. Mit ein bisschen Abstand, und nachdem ich mich den Kategorien Kleidung und Romane gewidmet habe, bin ich inzwischen aber doch der Meinung, dass ich sehr viel mehr wegwerfen kann, als ich immer denke.
    Es wird gruselig. Aber ich leg dann mal los …

    • Reply
      Sunray
      7. Oktober 2016 at 19:10

      Hallo liebe Nion!
      Haha, dann hat doch aber das Prokrastinieren ein gutes Ende gefunden, oder?
      Die Papierkategorie ist aber wirklich auf den ersten Blick zum davon rennen. Aber wenn man mal seine Emotionen aus dem Weg räumt und sich ganz rational ans Werk macht, ausgerüstst mit faktenlastigen Aufbewahrungsfristen, geht es doch ganz gut und schnell und: Das Gefühl hinterher, diese Kategorie besiegt zu haben, ist doch Gold wert, oder? Und weiterer zusätzlicher Effekt: Hat man seine UNterlagen einmal schön, tendiert man vielleicht generell in der Hinsicht nicht mehr zum verschlapmen seiner Papiere. ?
      Viele liebe Grüße und gutes Gelingen!
      Sunray

  • Reply
    Stefan
    12. Februar 2017 at 19:36

    Hast du auch noch Tipps für die digitale Aktenablage?
    Aktuell dümpelt bei mir alles einigermaßen unsortiert in einem Dropbox-Ordner herum…

    • Reply
      Sunray
      14. Februar 2017 at 12:32

      Moin Stefan, kannst du mit dem Beitrag „Aufgeräumt! Woche 1: PC, Tablet, Smartphone“ vielleicht etwas anfangen? Dort habe ich meine Ordnerstruktur beschrieben und zusätzlich noch zwei Verlinkungen zu (wie ich finde) sehr hilfreichen Dateistrukturierungsideen. LG, Sunray

  • Reply
    Oliver Tacke
    20. Februar 2017 at 23:27

    Ob du wohl deine Freunde mit Fileee hättest?

    • Reply
      Oliver Tacke
      20. Februar 2017 at 23:28

      Wahlweise auch Freude :-)

    • Reply
      Sunray
      28. Februar 2017 at 16:00

      Hm, nunja, das ist in der Tat ein spannender Dienst! Ob wir Freunde werden und er mir Freude bereitet, das muss ich allerdings mal schauen. ;D Danke für dein Kommentar, Olli! GlG, Sunray

  • Reply
    Maria
    13. April 2017 at 13:55

    Hey,
    schöner Artikel, ich drücke mich schon seit Ewigkeiten vor einem monströsen Papierstapel.
    Hängemappen hab ich schon vor einiger Zeit gekauft, aber noch nicht los gelegt. :)
    Du hast mir fast Laune gemacht, ich hoffe ich gewinne jetzt den Papier-Krieg. :D
    LG

    • Reply
      Sunray
      13. April 2017 at 19:31

      Nur fast?! ;D ich drück dir die Daumen und kämpfe imaginär an deiner Seite und drücke die Taste vom Schredder! ;) Ganz liebe Grüße zurück! Sunray

  • Reply
    Lisa
    5. Mai 2017 at 4:43

    Das ist der beste Artikel, den ich über dieses Thema bisher gelesen habe, vielen Dank! Er ist wirklich hilfreich und motiviert mich, am Wochenende gleich damit anzufangen! Die Idee mit dem Hängeregister ist echt super. LG, Lisa

    • Reply
      Sunray
      20. Mai 2017 at 18:01

      Liebe Lisa, ich danke dir SEHR und von HERZEN für diese liebe Rückmeldung!! Hast du dein Wochenende gut nutzen können und bist du nun auch auf Hängeregister umgestiegen?
      Ganz herzliche Grüße an dich!
      Sunray

  • Reply
    Änni
    6. Juli 2017 at 21:47

    Halli Hallo :)
    Finde deinen Artikel richtig super!
    Bin ganz zufällig drauf gestoßen und total begeistert von deiner Idee mit den Hängemappen! :) Wo bekommt man denn sowas günstig her? Könntest du mir da was empfehlen?
    Liebe Grüße Änni

    • Reply
      Sunray
      10. Juli 2017 at 20:18

      Hallo liebe Änni,

      ich habe die Mappen selber geschenkt bekommen. Im ersten Moment würde mir Staples einfallen, schau dort dochmal.

      Liebe Grüße und ganz lieben Dank für deine tolle Rückmeldung! <3
      Sunray

  • Reply
    Katrin
    23. Juli 2017 at 12:52

    Was für eine nützliche Liste!!!! Ich habe schon echt lange danach gesucht und bin Dir echt dankbar für´s veröffentlichen.

    • Reply
      Sunray
      25. Juli 2017 at 19:39

      Hallo liebe Katrin, das freut mich sehr, das dir meine Liste so hilft! <3 Vielen Dank für deine Rückmeldung! LG, Sunray

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