Hängemappen – ohne Lochen zu schnellerer Ordnung

Das erste Ordnungssystem für Unterlagen, was ich in meinem Leben mitbekommen habe, waren Ordner. In der Regel schwarze oder grau, mal breit, mal schmal, mal mit einem professionell bedruckten Rückenetikett, mal mehr, mal weniger schön händisch beschriftet. Das war in meinem Schulpraktikum in der Verwaltung so, das war zu Hause so und auch in der Arbeitswelt laufe ich meistens Ordnern über den Weg.

Kein Wunder also, dass Ordner letztlich auch bei mir das erste Mittel der Wahl waren, als ich mit dem Start meines Studiums auf einmal mich betreffende Papiere verwalten und horten sollte / musste.

Leider gehört zur Verwaltung von Blättern in einem Ordner auch das Lochen eben dieser Blätter, damit man sie fein säuberlich abheften kann. Und das war mein Problem. Ich war schlicht und ergreifend einfach zu faul, für jedes durch den Briefschlitz in meine Wohnung flatternde Blatt den Locher heraus zu holen, es zu lochen, den Ordner heraus zu holen, aufzuhebeln, einzuheften, den Ordner wieder zurück zu stellen und dann auch noch den Locher wieder verstauen zu müssen.
Leider führte dieses faule Problem regelmäßig und jahrelang zu einer überquellenden Posteingangsschütte, in der ich einfach monatelang alle Briefe hineinlegte, irgendwann vergaß und deren Unterlagen mich jedes Mal vorwurfsvoll und bedrohlich anstarten, wenn ich wieder einen Zettel obendrauf balancierte. Ein, zwei Mal im Jahr fiel diese Sammlung dann einer stundenlangen Sortieraktion zum Opfer, was immer wieder damit endete, dass mir dieses System nur noch verhasster wurde und – ihr werdet es erraten – ich noch mehr mied. Super Lösung. Nicht. ;)

Da auch in meiner Arbeitswelt mit Vorliebe Ordner eingesetzt werden, bin ich erst vor ein paar Jahren auf eine (meine! :) ) Alternative gestoßen: Hängemappen.

Schnelle ordnung für Zuhause: Papier Organisation mit Hängemappen Organisation - ohne Lochen!

Ich glaube, als erstes habe ich durch David Allens Selbstmanagement-Methode „Getting Things Done“ die Existenz von Hängemappen registriert. Leider waren diese Hängemappen und die entsprechenden Boxen dafür nicht die günstigsten, sodass ich mich scheute, das System auszuprobieren.
Aber wie es mein glücklicher Zufall so wollte, tat sich mir dann vor zwei (oder drei?) Jahren die Möglichkeit auf, kostenlos an Mappen und Boxen zu kommen und diese Chance habe ich natürlich genutzt. (*Dankeschön!* an dieser Stelle noch mal an die edle Spenderin, von der ich weiß, dass sie das jetzt liest. :) )

Was sind Hängemappen und wie funktionieren sie?

Bei diesem Ordnungssystem handelt es sichHängemappen Nasen by TOC um Hängemappen aus Karton, die der Lose-Blatt-Ablage dienen. Es gibt sie in unterschiedlichen Ausführungen, meine sind seitlich offen und haben oben eine Hängeschiene mit Hängenasen (die heißen wirklich so! :) ). An diesen Nasen können sie in passende Mappenboxen (meine sind aus Plastik) eingehängt werden. Es gibt für diese Boxen auch Deckel mit Tragegriffen, sowas habe ich aber nicht.

Hängemappe Plastikreiter und Front by TOCOben auf die Schiene kommt ein „Vollsichtreiter“, ein Plastikreiter, in den ein auswechselbares Schildchen für die Beschriftung kommt. Diese Reiter und die Schildchen sind beim Ordner das Rückenetikett und dienen der schnellen Orientierung über den Inhalt der jeweiligen Mappe. Ich habe schlichte weiße blanko Schildchen. Es gibt sie aber auch in Farbe.Hängemappen Front zum Beschriften II by TOC

Zusätzlich bietet die Mappe vorne und hinten auch noch Platz für (detailliertere) Beschriftungen, die man natürlich aber erst dann sieht, wenn man die Mappe aus der Box gezogen hat. Ich habe keine Beschriftungen.

Die Mappen verfügen über eine Falzung am Boden, mit der sie sich individuell auf die Inhaltsmenge einstellen lassen.

Hängemappe Bodenfalz by TOC

Ich kenne diese Mappen mittlerweile auch mit einer innenliegenden Schlitzstanzung am Vorder- und Rückendeckel, um darin Heftstreifen einzuheften, aber: Da war ja was ;) : Heftstreifen = lochen = Nicht´s für mich. ;D Darum kann ich euch leider dazu auch kein Bild bieten. („Liebe Mappen mit Heftstreifen, ich habe heute leider kein Foto für euch.“ ;D )

Inhaltliche Ordnung

Schon bei meinem Ordnersystem habe ich mit Ober- und Unterkategorien gearbeitet.
Da gab es dann zum Beispiel den Ordner mit der Oberkategorie „Versicherungen“, in dem ich alle Unterlagen meiner jeweiligen Versicherungen als Unterkategorien aufbewahrt und durch Pappstreifen von einander getrennt habe. Unterkategorien bildeten zum Beispiel „Auto“, „Haftpflicht“ usw.

Dieses System habe ich auch wieder für meine Hängemappen übernommen: Jeweils eine Mappenbox beinhaltet die Unterlagen für eine Oberkategorie und die einzelnen Hängemappen die Unterlagen einer jeweiligen Unterkategorie. In der Box mit der Oberkategorie „Versicherungen“ befinden sich also als beispielsweise alle Versicherungsunterlagen, alle Unterlagen einer Versicherung befinden sich als Unterkategorie in einer Mappe.

Erweitert habe ich das Ganze um ein Color Coding System. Die Idee habe ich bei meinen Recherchen bei den amerikanischen Ordnungsfans gefunden. Color Coding nutze ich ja auch in meinem Kalender und finde es super praktisch für die schnelle Orientierung.
Alle Mappen, die zur Oberkategorie „Versicherungen“ gehören, sind bei mir zum Beispiel blau beschriftet. Innerhalb einer Oberkategorie kann man auch noch mit Farbabstufungen arbeiten. Zum Beispiel werden Versicherungen, die mich als Person betreffen, wie Haftpflicht- und Krankenversicherung, dunkelblau beschriftet. Die Mappe mit den Unterlagen der Autoversicherung hingegen bekommt einen hellblau beschrifteten Reiter.

Wie auch schon im Ordnersystem, sortiere ich in den Mappen die Unterlagen chronologisch rückwärts, das aktuellste kommt also einfach immer oben drauf.

Und damit wäre ich auch schon bei den Vorteilen dieses Systems angekommen! :)

Vorteile – nicht nur für Loch-Faule

Wenn jetzt ein Brief in meinen Haushalt flattert, den ich gleich wegsortieren kann, weil er keine weitere Handlung erfordert, muss ich mittlerweile nur noch an die entsprechende Mappenbox, aber noch nicht einmal mehr die jeweilige Mappe aus der Box herausziehen.
Ich habe genug Platz in jeder Box gelassen, sodass ich einfach den Brief von oben in die entsprechende Mappe vor die anderen Unterlagen gleiten lassen kann. Und damit ist die Sache erledigt. :) Keine stundenlangen Nachtschichten mehr, in der Berge von Papieren wieder und wieder in die Hand genommen und sortiert werden müssen.

In meiner Posteingangsschütte landen jetzt nur noch die Briefe, die noch bearbeitet werden müssen. Damit habe ich einen guten Überblick und wesentlich weniger Arbeit vor Augen. Diese Leere beruhigt mich persönlich und hält meinen Kopf frei.

Wen ich mit den Unterlagen einer Versicherung irgend wo hin muss, muss ich nicht gleich den ganzen Ordner mit allen Unterlagen mitschleppen, die ich gar nicht brauche. Ich kann einfach die betreffende, leichte Mappe mitnehmen. Vollkommen ausreichend und erleichternd, im wahrsten Sinne des Wortes.

Auch die Umstellung von Ordner auf Mappen war schneller erledigt, als ich befürchtet hatte, da ja nun das Lochen der ganzen Unterlagen weg fiel. (Außerdem war ich das Elend durch meine stundenlangen Sortieraktionen durch meinen vorherigen, prokrastinierenden Umgang mit meinen Unterlagen ja „gewohnt“. ;P )

Mittlerweile bekommt man solche Hängemappen auch günstig und in bunt, zum Beispiel im schwedischen Möbelhaus. Die teuren Mappenboxen aus Plastik lassen sich durch Varianten aus Karton ersetzen, welche man auch noch hübsch bekleben kann.

Wichtig finde ich, dass man seine Hürde(n), das, woran das momentan genutzte System scheitert, identifiziert und eine den eigenen Bedürfnissen und Vorlieben entsprechende, angepasste Lösung findet. Ich möchte mein Mappensystem nicht mehr missen. :)

Extra-Tipp: Ich habe eine eigene Mappe für Unterlagen für die Steuererklärung erstellt. In diese Mappe kommen im Laufe eines Jahres alle Unterlagen, die ich später für meine Steuererklärung brauche.
Das hat 1. den Vorteil, dass ich endlich einen festen Platz für diese Unterlagen habe, und sie somit schon im laufenden Jahr vorbereitend aussortieren kann. Entsprechend muss ich nicht erst alle Unterlagen durchsuchen, wenn es eigentlich mal wieder schon viel zu spät ist. ;)
Und 2. werden sie so auch gleich in der richtigen Reihenfolge sortiert, sodass auch dieser extra Schritt bei einer gesonderten Zusammensuchaktion weg fällt.

Für alle, die sich auch für Aufbewahrungsfristen interessieren, ist der Beitrag „Organize my Life – Akten und Unterlagen“ von Heike von relleomein.de noch empfehlenswert. Sie nutzt auch das Hängemappensystem und hat dazu ein Video gedreht, welches ihr in ihrem Beitrag findet.

Im Beitrag „Nie mehr Stapel – gut organisiert im Büro“ von Sabine von organisation-mit-sabine.de findet ihr zusätzlich noch 8 Tipps für eine gute Organisation im Büro und auch wertvolle Links, unter anderem auch zu Aufbewahrungsfristen. Sehr empfehlenswert!

Was für ein Ordnungssystem für eure Akten bzw. Unterlagen benutzt ihr? Kennt oder nutzt ihr vielleicht noch andere Ordnungssysteme außer Ordner und Hängemappen? Organisiert sich jemand von euch papierlos?

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7 Comments

  • Reply
    Aufgeräumt in 2016 – Woche 3 | Papiere | The Organized Cardigan
    25. Januar 2016 at 16:31

    […] Ausführlicher habe ich über das Hängemappensystem und dessen Vorteile in meinem Beitrag „Hängemappen – ohne Lochen zu schnellerer Ordnung“ geschrieben, den ich euch hier noch mal ans Herz […]

  • Reply
    Maren
    28. Juni 2016 at 19:42

    Ich bin schon länger auf der Suche nach einer Lösung, die meinen Schreibtisch nicht gänzlich verunstaltet… die Box, die du für die Hängemappen benutzt, gefällt mir sehr gut! Verrätst du, wo man sie bekommen kann?

    • Reply
      The Organized Cardigan
      28. Juni 2016 at 20:57

      Hallo Maren! Die Boxen habe ich ihrer Zeit von meiner Mutter bekommen, die sie bei sicj ausrangiert hat. Leider steht keine Marke drauf. Aber wenn du mal nach grauen Hängemappen Boxen googlest, findest du ähnliche. :) Da hab ich sogar durchsichtige gesehen, die fand ich auch ganz schick. :)
      Liebe Grüße und viel Freude beim Shoppen! :)
      Sunray

  • Reply
    Katrin
    29. März 2017 at 12:45

    Hallo Sunray,

    ich nutze auch schon seit einer geraumen Weile die Hängeregister und bin super zufrieden (Ablage auf der Arbeit: kein Problem. Ablage zuhause: ööööhm… ja. Reden wir nicht drüber). Ich will demnächst auch meine Kategorien farblich absetzen, damit ich noch mehr Überblick habe.
    Z. B. brauche ich deutlich mehr Fächer für meine „Versicherungen“, da mir diese eine Oberkategorie einfach zu unübersichtlich ist und ich für jede Versicherungsart gerne eine eigene Hängemappe nutzen möchte.
    Super ist auch, für z. B. alle Nebenkosten eine eigene Mappe zu nutzen (also eine für Strom, eine für Gas, eine für Müll und so weiter…).
    Das einzige, was ich letztes Jahr hinderlich fand: Wir haben unsere kompletten Versicherungen prüfen und umstellen lassen und dem Versicherungsmensch dann eine „lose Blattsammlung“ in die Hand zu drücken, widersprach mir als Verwaltungsfachwirt zutiefst. Aber vielleicht finde ich auch hier noch eine Lösung (wobei… die Unterlagen sind ja jetzt neu geprüft und die Versicherungen gewechselt. :-) ).

    Ich finde Deine Serie wirklich super und würde jetzt am liebsten nach Hause fahren und alles ausmisten. :-)

    Liebe Grüße
    Katrin

    • Reply
      Sunray
      3. April 2017 at 20:22

      Liebe Katrin,

      vielen lieben Dank für dein langes Kommentar! :)
      Ouh, noch jemand, der Hängemappen so liebt wie ich! YAY! :D
      Da die Zettel für die Nebenkosten sich bei uns noch in Grenzen halten, habe ich einfach in die Hängemappe noch zusätzlich drei Klarsichthüllen gepackt, die sich seitlich öffnen lassen und vorne einen Zettel mit der Beschriftung drauf geklebt. Da wir zum Beispiel für Strom eh nur einen Zettel pro Jahr bekommen, funktioniert diese verschlankte Variante super. Für Versicherungen habe ich aber zum Beispiel genau wie du für jede Versicherung eine komplette eigene Mappe.
      Ja, die losen Zettel. Also… ich bin ja keine Verwaltungsfachwirtin, aber ;) ich nehme dann immer die komplette Mappe mit und hab so das Gefühl, doch noch einen ganz sortierten Eindruck zu machen. Bislang kam auch noch jeder mit dem System zurecht… ;D Und wie du schon schriebst: Jetzt sit ja auch alles umgestellt und das macht man ja nun gottseidanl auch nicht jedes Jahr (also ich zumindest nicht). ;D

      Vielen lieben Dank auch für dein liebes Kompliment! <3
      Ganz liebe Grüße zurück, Sunray

  • Reply
    Heike
    15. April 2017 at 21:03

    Ein sehr cooles System für den Schreibtisch! Ich habe auch lange überlegt wie ich meine zur Zeit genutzten Unterlagen aufbewahren soll. Mein erster Gedanke war auch so ein ähnliches Hängemappensystem, aber das nimmt mir auf meinem Schreibtisch zu viel Platz weg und ich hatte Angst den Überblick zu verlieren. Deshalb bin ich auf die Idee mit den Klemmbrettern gekommen.

    Vielen lieben Dank fürs Verlinken :-) Hab mich sehr gefreut liebe Sunray!

    Liebe Grüße und ein wunderschönes Osterfest
    Heike

    • Reply
      Sunray
      20. April 2017 at 20:16

      Hallo liebe Heike!

      Oh, für den Schreibtisch nutze ich das nicht, das wäre mir auch zu sperrig! Hm, welche Klemmbretterlösung meinst du denn, da komm ich grad nicht drauf?
      Sehr gerne, ich mag deine Ideen und Tipps so gerne! :)

      Herzliche Grüße zurück
      Sunray

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